Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

BEACH VOLLEY ZONE S.S.D. A R.L.
Sede legale: Via delle Sorgenti 93, 00046 Grottaferrata (RM)
Codice fiscale: 18120041001
E-mail: info@beachvolleyzone.it
Telefono: +39 375 979 2688

Il Titolare può essere contattato ai recapiti sopra indicati per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali.

2. Tipologie di dati trattati

La società sportiva può trattare, nei limiti necessari:

• dati anagrafici e identificativi;
• indirizzo di residenza e recapiti;
• codice fiscale;
• dati relativi all’iscrizione, al tesseramento e alla partecipazione alle attività sportive;
• dati amministrativi, contabili, fiscali e relativi ai pagamenti;
• contatti dei genitori o di chi esercita la responsabilità genitoriale, in caso di minori;
• fotografie e riprese audiovisive, quando autorizzate;
• certificazioni di idoneità alla pratica sportiva e altri dati relativi alla salute strettamente necessari allo svolgimento delle attività;
• eventuali dati necessari per la gestione di infortuni, assicurazioni, gare, tornei e manifestazioni sportive.

3. Finalità e basi giuridiche

I dati personali sono trattati per:

A. Iscrizione e attività sportiva

Gestire richieste di iscrizione, corsi, allenamenti, prenotazioni, gare, tornei e rapporti con atleti, tesserati e relative famiglie.

Base giuridica: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

B. Tesseramento e rapporti con organismi sportivi

Effettuare il tesseramento e gli adempimenti nei confronti di federazioni, enti di promozione sportiva, CONI, Sport e Salute, compagnie assicurative e altri organismi competenti.

Base giuridica: esecuzione del rapporto contrattuale e adempimento di obblighi di legge, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) e c), GDPR.

C. Adempimenti amministrativi, fiscali e contabili

Emettere ricevute o fatture, registrare pagamenti, adempiere agli obblighi contabili, fiscali, assicurativi e normativi.

Base giuridica: adempimento di obblighi legali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.

D. Tutela della salute e sicurezza nell’attività sportiva

Verificare l’idoneità alla pratica sportiva, gestire certificazioni mediche, emergenze, infortuni e coperture assicurative.

Base giuridica: adempimento di obblighi previsti dalla normativa applicabile e, per i dati relativi alla salute, una delle condizioni previste dall’art. 9 GDPR individuata in relazione allo specifico trattamento.

I certificati e i dati sanitari saranno trattati esclusivamente da soggetti autorizzati e soltanto per quanto strettamente necessario. Di norma non saranno raccolte informazioni cliniche ulteriori rispetto a quelle richieste dalla legge o necessarie per la sicurezza dell’atleta.

E. Comunicazioni organizzative

Inviare comunicazioni strettamente connesse alle attività richieste, come variazioni di orario, convocazioni, scadenze, sospensioni, informazioni sui corsi e comunicazioni di servizio, anche tramite e-mail, telefono o servizi di messaggistica.

Base giuridica: esecuzione del rapporto contrattuale, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

F. Comunicazioni promozionali facoltative

Inviare informazioni commerciali o promozionali relative a corsi, eventi e iniziative non strettamente connesse al rapporto in corso.

Base giuridica: consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR.

Il consenso è facoltativo e può essere revocato in qualsiasi momento, senza conseguenze sull’iscrizione o sulla partecipazione alle attività sportive.

G. Fotografie e riprese audiovisive

Realizzare e pubblicare fotografie o video relativi ad allenamenti, gare, tornei ed eventi sui canali della società, come sito internet, social network, materiale informativo e promozionale.

Base giuridica: consenso dell’interessato o, per i minori, di chi esercita la responsabilità genitoriale, salvo eventuali riprese effettuate nell’ambito di eventi pubblici secondo la normativa applicabile.

L’autorizzazione è facoltativa e può essere revocata per gli utilizzi futuri. La revoca non pregiudica la liceità delle pubblicazioni effettuate prima della sua ricezione.

4. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari all’iscrizione, al tesseramento, alla fatturazione, alla copertura assicurativa e allo svolgimento in sicurezza dell’attività sportiva è obbligatorio. Il mancato conferimento può impedire l’instaurazione o la prosecuzione del rapporto.

Il conferimento dei dati per finalità promozionali e l’autorizzazione alla pubblicazione di immagini e video sono invece facoltativi.

5. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati saranno trattati con strumenti cartacei e informatici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione ed esattezza.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da perdita, distruzione, accesso non autorizzato, divulgazione o utilizzo illecito.

Non sono previsti processi decisionali automatizzati o attività di profilazione, salvo diversa specifica informativa.

6. Destinatari dei dati

I dati potranno essere comunicati, nei limiti necessari, a:

• personale e collaboratori autorizzati della società;
• istruttori, allenatori e responsabili delle attività sportive;
• federazioni sportive, discipline sportive associate ed enti di promozione sportiva;
• CONI, Sport e Salute e altri organismi competenti;
• società assicurative;
• medici e personale sanitario, quando necessario;
• consulenti fiscali, contabili, legali e del lavoro;
• istituti di credito e fornitori di servizi di pagamento;
• fornitori di servizi informatici, gestionali, cloud, e-mail e messaggistica;
• pubbliche amministrazioni, autorità ed enti ai quali la comunicazione sia obbligatoria.

I fornitori che trattano dati per conto della società saranno, quando necessario, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

I dati non saranno diffusi, fatta eccezione per fotografie, video, risultati sportivi o altri contenuti la cui pubblicazione sia stata autorizzata o sia consentita dalla legge.

7. Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

L’utilizzo di servizi cloud, social network o piattaforme di messaggistica potrebbe comportare il trasferimento di dati verso Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo.

In tali casi il trattamento avverrà nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza, di clausole contrattuali standard o di un’altra garanzia riconosciuta dalla normativa applicabile.

8. Periodo di conservazione

I dati saranno conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per il periodo previsto dalla legge.

In particolare:

• i dati amministrativi, contabili e fiscali saranno normalmente conservati per 10 anni;
• i dati relativi all’iscrizione e al tesseramento saranno conservati per la durata del rapporto e per il successivo periodo necessario alla tutela dei diritti della società;
• le certificazioni mediche saranno conservate per il periodo di validità e per l’eventuale ulteriore termine richiesto dalla normativa o necessario alla tutela dei diritti;
• i dati utilizzati per comunicazioni promozionali saranno conservati fino alla revoca del consenso o, comunque, per un periodo non superiore a 24 mesi dall’ultimo contatto;
• fotografie e video saranno conservati fino alla revoca del consenso o finché risultino pertinenti rispetto alle finalità dichiarate, fatti salvi gli utilizzi già effettuati e gli obblighi di legge.

9. Trattamento dei dati dei minori

Per i minori, i dati sono forniti e le autorizzazioni sono espresse da chi esercita la responsabilità genitoriale o la rappresentanza legale.

Il sottoscrittore dichiara di essere legittimato a fornire i dati del minore e a esercitare i relativi diritti, impegnandosi a comunicare eventuali variazioni.

10. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli articoli 15–22 GDPR e, in particolare, chiedere:

• l’accesso ai propri dati;
• la rettifica dei dati inesatti;
• la cancellazione dei dati, nei casi consentiti;
• la limitazione del trattamento;
• la portabilità dei dati, quando applicabile;
• l’opposizione al trattamento;
• la revoca del consenso in qualsiasi momento.

Le richieste possono essere inviate a info@beachvolleyzone.it.

L’interessato può inoltre presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito dell’Autorità.

11. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata per adeguarla a modifiche normative, organizzative o relative ai trattamenti effettuati. La versione aggiornata sarà resa disponibile presso la sede della società e pubblicata su questa pagina.